«Как выстроить эффективную производственную систему»: интервью журналу «Альманах «Управление производством»

Добрый день, уважаемые коллеги и читатели.

Предлагаю вашему вниманию ответы на опрос журнала «Альманах «Управление производством» (№3 июнь 2018), проводимого среди представителей различных компаний внедряющих элементы бережливого производства.

Информация может быть интересна специалистам и руководителям, планирующим развивать производственную систему или внедрять бережливое производство в своей компании.

Ответы я давал в рамках профессиональной деятельности, сейчас я работаю главным аудитором производственной системы «Алгоритм» АО «СК Алтайкрайэнерго» — это крупная региональная энергетическая компания, деятельность которой организована в 9 городах и 81 населенном пункте Алтайского края.

1. Какие задачи и направления находятся сегодня в приоритете развития производственной системы компании? Какие факторы, на ваш взгляд, обеспечат устойчивость и конкурентоспособность в долгосрочной перспективе?

В приоритете развитии производственной системы нашей компании сегодня находятся процессы качественного и надежного электроснабжения, повышение доступности подключения к электросетям, клиентоориентированность, минимизация потерь в собственных сетях. Если говорить о факторах, которые, на наш взгляд, обеспечат компании устойчивость и конкурентоспособность в долгосрочной перспективе, то это – профессиональные кадры, материальное оснащение сетей и информационные технологии в сочетании с продуманной производственной системой.

2. Какие условия являются обязательными для успешного развития производственной системы и внедрения бережливого производства? Какие задачи лежат на руководителе?

Среди основных условий успешного развития производственной системы я бы выделил обязательную вовлеченность и активное участие в продвижении системы первого руководителя и его команды, лидерство топ-менеджеров компании, готовность принимать на себя ответственность за результаты работы, умение мотивировать и вести за собой людей, а также четкое следование принципам и стандартам производственной системы, без каких-либо компромиссов и исключений, допускающих двойные стандарты.

Кроме выше перечисленного крайне важно организовать активные команды внедрения и контроль их деятельности.

И естественно, система будет эффективно развиваться при условии глубокого понимания специалистами и руководителями бизнес-процессов, их минусов и плюсов*, текущего и потенциально возможного состояния, лучших тенденций в отрасли, в стране и в мире.

3. Как выстроить эффективную систему управления производством и обеспечить ее прозрачной для руководителя?

Я думаю, общей схемы построения эффективной системы управления производством, пригодной для всех, не существует. Однако есть общие принципы управления, о которых я говорил выше, а также выраженные, например, в инструментах японской системы Кайдзен и тому подобных.

4. Какие методы и инструменты позволяют сокращать себестоимость производства, повышать операционную эффективность в вашей компании?

В нашей компании процесс внедрения бережливого производства начался в 2017 году с внедрения системы «5S», то есть с аудита и организации рабочих мест и рабочего пространства. По результатам внедрения первого этапа «5S» мы убедились в правильности выбранного решения: только в аппарате управления макулатуры сдали целую тонну: это в основном архивные документы, срок хранения которых согласно законодательства давно истек, но порядка их утилизации не было, и сотрудники не торопились или боялись от них избавиться. Мы организовали сдачу ненужной документации, упорядочили архив, систематизировали документооборот. В результате мы добились нахождение любого документа или инструмента в течении 30 секунд.

В аппарате управления и филиалах мы определили ответственных за каждым рабочим и общими местами. Сформировали рабочие группы внедрения инструментов бережливого производства, приступили к глубокому анализу и совершенствованию бизнес-процессов.

Энергетика – отрасль специфическая и многогранная. Отличительной ее чертой, пожалуй, является жесткой законодательное регулирование различных направлений деятельности: это тарифообразование, закупки, охрана труда и промышленная безопасность, раскрытие информации и даже стандарты обслуживания клиентов. Законодатель четко определяет порядок, сроки и даже формы отчетности и этим направлениям деятельности компании. Тем не менее система «5S» помогла нам значительно улучшить и оптимизировать рабочие процессы, показала наши слабые и сильные места, повлияла в лучшую строну на производственную культуру компании и повысила корпоративных дух сотрудников.

5. К каким типичным проблемам нужно быть готовым при внедрении и развитии производственной системы и внедрении бережливого производства?

На этапе внедрения системы «5S» мы обратили внимание, что некоторых людей вначале было не просто убедить в необходимости улучшений. Естественно, такие люди много лет что-то делают определенным образом, сдвинуть их с этой точки зрения вначале очень трудно. Поэтому мы сразу приняли решение не начинать внедрять все известные инструменты управления одномоментно. Такой опыт с большой вероятностью может закончится безрезультатно, и потом сподвигнуть персонал повторно на внедрение улучшений станет еще труднее.

Причем, это относится не только к рабочим и специалистам, а также к руководителям. Плюс компетентность команды внедрения и аудиторов играет большую роль.

6. Как сформировать команду и мотивировать персонал к участию в совершенствовании процессов?

Только личным примером и примером управляющей команды. Если улучшения действительно необходимы лидеру и его команде, и они каждодневно оценивают эти улучшения, присутствуют на производстве, помогают и отвечают на запросы по улучшениям сотрудников, тогда и происходят реальные улучшения.

Кроме того, в нашей компании существует положение о рационализаторской деятельности, по которому каждый сотрудник, давший предложения с возможным экономическим эффектом, получает часть полученного эффекта дополнительным вознаграждение к заработной плате.

7. Как обеспечить непрерывное развитие производственной системы компании, не допустить ее бюрократизации?

Самое главное, принять во внимание тот факт, что изменения носят непрерывный характер, и управление изменениями есть ключевая функция руководителя со всеми вытекающими действиями.

Далее менеджмент в рамках своих полномочий и ресурсов прорабатывает стратегию развития компании, и описывает ее в виде конкретных задач для каждого подразделения, чтобы сотрудники понимали, что от них требуется.

Решение этих задач стандартизируется и описываются все бизнес-процессы, чтобы все сотрудники понимали, как именно решать эти задачи и как они связаны с общим результатом компании.

На этом же этапе менеджмент создает необходимые стимулы для персонала, а также проводит анализ и оптимизацию бизнес-процессов.

Чтобы не допустить бюрократизацию и формализацию процессов, которая идет следующим этапом, надо подключать рабочих и специалистов, которые вместе с руководителями будут развивать и поддерживать систему непрерывных улучшений на постоянной основе. Именно этот этап развития производственной системы называется бережливым производством.

Если вовлекать персонал до момента, пока менеджмент не проработал свой ресурс, это будет, во-первых, не эффективно. Во-вторых, повлечет потерю менеджерского потенциала.

8. Что вы считаете показателем успеха в развитии производственной системы (не только с количественной, но и качественной стороны)? Как оценить ее эффективность?

Реализация механизма непрерывных улучшений, о котором я говорил выше. А также итоговый финансовый результат организации в сочетании с удовлетворенностью сотрудников и клиентов будут лучшей оценкой эффективности производственной системы.

Познакомиться с полной версией ответов экспертов можно по ссылке.

* Дополнительно

После публикации интервью я попросил коллег рассмотреть именно этот ответ, что здесь можно добавить или наоборот исключить, ибо предела совершенству нету. Уважаемые коллеги поделись своими примерами и дополнениями, которые можно посмотреть по ссылке. А самым лучшим ответом стало следующее дополнение Дмитрия Кима, с которым я записывал интервью об особенностях внедрения бережливого производства.

В итоге получилось, что

Среди основных условий успешного развития производственной системы выделяется обязательная вовлеченность и активное участие в продвижении системы первого руководителя и его команды, лидерство топ-менеджеров компании, готовность принимать на себя ответственность за результаты работы, умение мотивировать и вести за собой людей, а также четкое следование принципам и стандартам производственной системы, без каких-либо компромиссов и исключений, допускающих двойные стандарты.

Кроме выше перечисленного крайне важно организовать активные команды внедрения и контроль их деятельности.

И естественно, система будет эффективно развиваться, если каждый специалист и руководитель организации будет иметь под рукой актуальную карту своего процесса создания ценности с хронометражем и расчетом потерь, целями по их устранению. А также план мероприятий и обучения по достижению этих целей.

Буду рад вашим дополнениям и вопросам, а также ссылкам по теме.

С наилучшими пожеланиями, Александр Вагенлейтер