Когда в компании нужно синхронизировать процессы, отрегулировать нагрузку участников команд и получать результат в намеченный срок – можно внедрить систему Kanban. Это метод организации и управления задачами. Он основан на визуализации бизнес-процессов и поиске способов их улучшения для повышения эффективности почти в любой сфере. Корреспонденты ProКачество поговорили с аджайл-коучем Ириной Каплуновой и выяснили, как устроен канбан и как эффективно использовать его в бизнесе.
Канбан появился, как и многие другие инструменты бережливого производства, на заводах Toyota в Японии в 50-х годах прошлого столетия. В то время компания искала способы сократить время производства одного автомобиля. В компании внедрили систему карточек (или Kanban), через которые передавали информацию: сколько и каких деталей требуется. Это помогло выпускать автомобили быстрее, не создавать лишней нагрузки на логистику, производить запчасти в том объеме, в котором они были нужны.
В 2000-х Дэвид Андерсон (основатель учебных заведений Lean Kanban University и David J Anderson School of Management, автор книг) адаптировал концепцию бережливого производства для управления разработкой ПО (программное обеспечение). Его метод заключался в визуализации всех этапов работы над задачей с помощью колонок на доске. Разработчики по очереди выполняли свою часть работы и отправляли на следующий этап. Задачи постоянно приоритизировали – участники команды всегда знали, какая из них сейчас наиболее важна для бизнеса. В 2007 году метод назвали «канбан», и он широко распространился.
Сегодня канбан – популярная методология гибкого управления. Система реализуется через физические и виртуальные kanban-доски, на которых карточки проходят несколько этапов, двигаясь из одной колонки в следующую. Канбан применяют российские и иностранные компании: HeadHunter, «Альфа-банк», Microsoft, «Додо Пицца», Clever и другие.
Суть канбана
Канбан отличается от метода, который применяли на заводе Toyota. Общее для них – визуализация с помощью карточек и цель получить результат как можно быстрее. Канбан адаптировали для работы с творческими и интеллектуальными задачами, которые нельзя «пощупать». Теперь его используют в IT, службах технической поддержки, в продажах, услугах.
Канбан – это визуальная система управления работой команды, одна из самых популярных методологий управления наравне со Scrum (гибкая методология управления проектами).
Чаще Agile (Гибкая методология разработки – обобщающий термин для целого ряда подходов и практик, основанных на ценностях Манифеста гибкой разработки программного обеспечения и 12 принципах, лежащих в его основе) используется в IT, но именно канбан можно применить ко всем сферам бизнеса. В конце концов, канбан – это способ визуализировать задачи для повышения продуктивности команды, и неважно – команды разработчиков, продаж, врачей или строителей.
Карточки в современном канбане применяются для визуализации потока задач, сокращения незавершенной работы, выстраивания приоритетов. Это позволяет сделать сроки предсказуемыми и регулируемыми. Все участники команды видят, на каком этапе находится задача, что уже сделано и что предстоит сделать. Это помогает повысить продуктивность, выстроить процессы, отрегулировать нагрузку сотрудников и соблюдать дедлайны.
Суть kanban-методологии заключается в следующем:
- Есть план того, что нужно сделать, он называется backlog (бэклог). В нем список задач отсортирован по приоритету, при необходимости его можно и нужно корректировать, меняя важность карточек.
- Есть ограничения по количеству задач «В процессе», чтобы регулировать нагрузку сотрудников или отделов, избегать завалов и простоев. Это ограничение называется WIP -лимит.
При необходимости для задач можно выставлять дедлайн, но это необязательно. Приоритетные задачи всегда находятся вверху бэклога – это значит, что они будут сделаны как можно скорее.
Ценности метода
Методология базируется на культуре взаимного уважения и работе в команде, что обеспечивает успех, целесообразность работы и высокую вовлеченность сотрудников. К этому сводятся все девять ценностей канбана:
- Прозрачность – открытый обмен информацией;
- Баланс – равновесие между нагрузкой и возможностями;
- Сотрудничество – совместная работа участников команды и ее совершенствование;
- Фокус на заказчике и его потребностях – создание продукта, который нужен клиенту;
- Поток – непрерывная работа;
- Лидерство – вдохновление своим примером других участников. При этом нет иерархии, понятие применимо на всех уровнях;
- Понимание – знание всеми участниками целей развития команды;
- Согласие – совместное движение к целям и совершенствованию;
- Уважение – понимание и положительная оценка всех участников команды.
Если отступиться хотя бы от одной из ценностей, у команды ничего не получится – так считают создатели краткого руководства по канбану Дэвид Дж. Андерсон и Энди Кармайкл .
Принципы
Чтобы успешно использовать систему в своей команде, нужно придерживаться основных принципов канбана:
- визуализировать работу – разделить задачи на этапы;
- систематизировать доску – создать колонки, которые будут отражать текущий этап работы над задачей. Например: «надо сделать», «в работе», «сделано»;
- актуализировать задачи – постоянно обновлять статус, перемещая карточки из одной колонки в другую на доске, и выстраивать приоритеты в бэклоге;
- контролировать течение задач – если выполнение каких-то операций затягивается и карточка долго не продвигается по доске, важно проанализировать причины и при необходимости перераспределить ресурсы или помочь в решении;
- постоянно совершенствовать систему – визуализация помогает выявлять проблемные этапы и задачи. Процесс можно и нужно корректировать, устраняя уязвимые места.
Инструменты
Главный инструмент канбана – доска с карточками. Это может быть физическая меловая доска, магнитная, со стикерами или электронная. К ней должны иметь доступ все участники команды в любой момент времени.
Колонки доски:
- «Бэклог» – поле для всех карточек, пул задач, который может пополняться, сортироваться по приоритетности;
- «В процессе» – включает несколько видов внутренних колонок, адаптированных под команду и обозначающих разные этапы работы над карточкой;
- «Готово» – полностью выполненные задачи, которые не требуют от команды дальнейших действий.
На одной доске можно вести сразу несколько проектов, для этого используют карточки разных цветов или swimlanes – горизонтальные разделители. Каждая карточка в канбане может содержать дополнительную информацию с описанием задачи, именем того, кто над ней работает, ее приоритет, дедлайн. Задачи могут быть ежедневными, еженедельными, ежемесячными.
Правила работы с карточками
Основные правила Kanban при работе с карточками направлены на непрерывное течение процесса, регулирование сроков и внимание к задачам, которые по каким-то причинам не движутся по потоку:
- WIP-лимит может быть разным для конкретных специалистов или отделов в зависимости от их ресурсов. Цель применения лимита – направить фокус сотрудника на одну задачу, вместо того, чтобы он пытался делать несколько сразу.
- Максимальным лимитом регулируется количество карточек в каждом столбце. Лимит основывается на реальных возможностях команды, в него входят все карточки, которые находятся в работе.
- Нельзя начинать новую карточку, если не сделана предыдущая. Если задача по каким-то причинам не может быть завершена, ее нужно перенести в колонку Blocked и искать другие способы ее завершения.
Главный закон эффективности канбана – «прекращайте начинать, начните заканчивать»
Приоритетность задач в канбане зависит от их важности для бизнеса или клиента, размера недополученной прибыли или издержек в случае, если они не будут сделаны в срок. Чтобы участникам команды было понятнее, какая работа важнее, внедряют классы обслуживания, на карточках их обозначают символами:
- срочный – нельзя откладывать;
- с фиксированной датой – нужно сделать к определенному сроку;
- стандартный – издержки растут пропорционально задержке, желательно сделать вовремя;
- нематериальный – стоимость задержки растет медленно, задача несрочная, делать ее сейчас необязательно, если есть более важные.
Для контроля за продвижением карточек канбана должен быть ответственный сотрудник – Service Delivery Manager. Он может быть один на три-пять команд.
Обязанности Service Delivery Manager:
- выставлять приоритеты;
- добавлять новые задачи в бэклог на основе нужд бизнеса или клиента;
- анализировать проблемные места;
- выявлять нерешенные задачи;
- выяснять причины возникающих сложностей.
В методологии канбана не прописана необходимость в специальной роли фасилитатора – аналога Scrum Master в скраме. Однако часто на практике такой человек необходим. Это может быть Agile Coach , который работает одновременно с несколькими командами. Его задача – помочь командам правильно адаптировать канбан под нужды бизнеса и постоянно улучшать процессы.
Ритм работы команды
В канбане есть рекомендованные регулярные встречи для координации работы команды и получения обратной связи. Они проводятся на уровне команды и на уровне компании.
Встречи на уровне команды:
- канбан-митинг – ежедневные встречи по 15 минут для обсуждения текущих задач на сегодня;
- встречи для обновления бэклога – один раз в неделю по 30 минут для добавления и приоритизирования новых задач;
- встреча с клиентом – собрание на 30 минут вместе с заказчиком, на котором команда выясняет, доволен ли он качеством и скоростью работы;
- обзор рисков – ежемесячная встреча для обсуждения прошлых неудач и поиска вариантов их устранения.
Встречи на уровне компании:
- обзор операций – проводится ежемесячно для оценки и поиска способов общего повышения эффективности всех команд и отделов;
- обзор стратегии – ежеквартальная встреча для оценки деятельности всей компании, выявления масштабных проблем. В ней принимают участие ключевые лица команды и руководство.
Некоторые виды встреч можно объединять в одну, чтобы не нагружать участников большим количеством совещаний. Некоторые из них могут не иметь смысла конкретно для вашего бизнеса.
Канбан – это шаблон, который нужно с умом адаптировать под ваши процессы
Чем канбан отличается от скрама
Скрам и канбан – методологии Agile, в обеих применяются доски с карточками и общие принципы и ценности гибкого управления. Но они не взаимозаменяемы и используются в командах с разными целями и задачами.
В скраме работа над продуктом делится на запланированные спринты – отрезки времени на выполнение заранее сформированного списка задач, чаще всего это две недели. В процессе спринта не могут добавляться в работу новые карточки из бэклога. Все новые цели и задачи добавляют в следующие спринты. Скрам подходит для команд, разрабатывающих продукт, который требует планирования, и не подходит для команд, в которых приоритеты меняются каждый день.
В канбане карточки движутся по доске в непрерывном потоке на базе приоритетов. В любой момент времени приоритеты могут меняться, если этого требуют обстоятельства. Это обеспечивает большую, чем в скраме, гибкость.
Цель в канбане – решить задачу
Kanban – это методология управления командами, где запланировать невозможно. Например, это может быть техническая поддержка: если клиент позвонил и зарегистрировал проблему, команда не может запланировать разрешить ее в следующем спринте через две недели. Важно разрешить проблему как можно скорее и не потерять лояльность клиента, а значит, планирование и расстановка приоритетов должны происходить гораздо динамичнее по сравнению со Scrum. Применяя канбан в своей команде поддержки, вы повышаете лояльность и удовлетворенность своих клиентов.
Преимущества и недостатки подхода
Плюсы и минусы канбана лучше рассматривать с точки зрения применимости к разным командам и проектам. Все его преимущества и недостатки относительны.
Метод сложно реализовать в командах с большой численностью участников. Оптимальное количество человек – не более 10. Так как подход направлен на быстрое решение задач здесь и сейчас, он не подойдет для долгосрочных проектов, где работа ведется над одним продуктом, и, напротив, будет успешен в командах, где задачи поставлены на поток и часто приходится менять их приоритетность.
Там, где канбан находит применение, он способен повысить производительность команды за счет наглядности и открытости процесса. Он помогает эффективно контролировать сроки выполнения, при необходимости перераспределять ресурсы, обнаруживать проблемные места и помогать в решении задач, которые по каким-то причинам «застряли» на одном из этапов. Все это позволяет совершенствовать работу коллектива и улучшать показатели.
Еще одно преимущества метода – простота. Не нужно быть экспертом, чтобы понять, как работать с ним на базовом уровне. Компании понадобится эксперт, чтобы начать, но в дальнейшем команды быстро привыкают, потому что эта система интуитивно понятна каждому.
Когда и кому нужен канбан
Выделяют несколько характерных сигналов, которые указывают на возможность и даже необходимость внедрения канбана:
- команда выполняет много однотипных задач, и важным улучшением было бы делать это быстрее;
- участники команды постоянно перегружены – нет времени на улучшение, им бы справиться с имеющейся нагрузкой;
- регулярно срываются дедлайны;
- руководителю кажется, что вокруг хаос – непонятно, кто чем занят и когда поставленные задачи будут выполнены;
- исполнителю непонятно, кто ставит задачи и чьи распоряжения приоритетнее.
Если в команде имеются две и более проблемы из списка – канбан может стать эффективным способом усовершенствовать работу. Что касается бизнеса, то метод применим к любой сфере, где можно выделить этапы и типы работ.
Как внедрить канбан и как организовать работу
Новый способ работы в компании следует внедрять постепенно, на базе пилотных команд. Только на основе полученного опыта можно масштабировать подход на все отделы, тогда адаптация к работе по новой концепции – канбан – пройдет быстрее и качественнее.
Enterprise Agile Coach Ирина Каплунова рекомендует внедрять подход в имеющийся коллектив. Именно знания действующих сотрудников о процессах в компании помогают их улучшить: «Agile – это изменение философии менеджмента. Именно сотрудники, а не менеджмент, чаще всего имеют прямой контакт с клиентом, и именно они страдают от непродуктивности процессов в компании. Первым шагом к изменениям всегда является анализ – выслушать сотрудников и найти те процессы, которые не работают. Для этого нужен Agile Coach».
Насколько длительным будет внедрение, зависит от численности сотрудников. Проанализировать работу в группе из 10 человек и обучить ее участников канбану Agile Coach сможет за две-четыре недели. Масштабировать на коллектив из 1000 специалистов можно в срок от двух до пяти лет. Большое влияние на длительность внедрения оказывает вовлеченность сотрудников в процесс.
На начальном этапе внедрения нужно:
- визуализировать задачи с помощью доски со стикерами;
- обсудить с коллективом правила работы c канбаном;
- определить число карточек, выполняемых одновременно;
- следить за статусами карточек и временем прохождения по доске в колонку «Готово»;
- анализировать время движения карточек и выявлять возникающие проблемы, находить способы улучшения;
- экспериментировать – менять способы решения задач и организацию процесса, отслеживать, какие изменения за этим следуют и как они влияют на показатели продуктивности.
Основная ошибка, которую совершают компании при внедрении канбана, – попытка сделать все своими силами без специалиста. При этом чаще всего упускается этап предварительного анализа процессов и отслеживания изменений показателей, когда канбан уже работает. Это происходит потому, что метод просто копируется из другой компании, но каждый коллектив и процессы в нем уникальны, имеют свои сильные и слабые стороны. «Насаживание» вслепую чаще всего приводит к тому, что руководство решает – канбан не для них или просто не работает. Как минимум на этапе внедрения необходима помощь agile-коуча.
Резюме
- Ключевые возможности канбана – максимальная гибкость, прозрачность, визуализация и контроль над процессом.
- В канбане нет спринтов, как в скраме. Задачи плывут по доске в общем потоке по приоритету.
- Канбан ограничивает исполнителей в числе одновременно выполняемых задач. Лучше доделать задачу, близкую к завершению, чем начать новую.
- Главное, для чего используется канбан, – улучшение продуктивности команды, повышение количественных и качественных показателей, соблюдение сроков.
- Канбан не универсален и не для всех – подойдет ли он компании, можно понять только после предварительного анализа процессов.
Ваш комментарий будет первым