Методология, инструменты и принципы системы Канбан

Когда в компании нужно синхронизировать процессы, отрегулировать нагрузку участников команд и получать результат в намеченный срок – можно внедрить систему Kanban. Это метод организации и управления задачами. Он основан на визуализации бизнес-процессов и поиске способов их улучшения для повышения эффективности почти в любой сфере. Корреспонденты ProКачество поговорили с аджайл-коучем Ириной Каплуновой и выяснили, как устроен канбан и как эффективно использовать его в бизнесе.

Канбан: методология, инструменты и принципы системы

Фото: Rakuten, Inc

Канбан появился, как и многие другие инструменты бережливого производства, на заводах Toyota в Японии в 50-х годах прошлого столетия. В то время компания искала способы сократить время производства одного автомобиля. В компании внедрили систему карточек (или Kanban), через которые передавали информацию: сколько и каких деталей требуется. Это помогло выпускать автомобили быстрее, не создавать лишней нагрузки на логистику, производить запчасти в том объеме, в котором они были нужны.

Канбан-таблички на складе сырья Toyota

В 2000-х Дэвид Андерсон (основатель учебных заведений Lean Kanban University и David J Anderson School of Management, автор книг) адаптировал концепцию бережливого производства для управления разработкой ПО (программное обеспечение). Его метод заключался в визуализации всех этапов работы над задачей с помощью колонок на доске. Разработчики по очереди выполняли свою часть работы и отправляли на следующий этап. Задачи постоянно приоритизировали – участники команды всегда знали, какая из них сейчас наиболее важна для бизнеса. В 2007 году метод назвали «канбан», и он широко распространился.

Сегодня канбан – популярная методология гибкого управления. Система реализуется через физические и виртуальные kanban-доски, на которых карточки проходят несколько этапов, двигаясь из одной колонки в следующую. Канбан применяют российские и иностранные компании: HeadHunter, «Альфа-банк», Microsoft, «Додо Пицца», Clever и другие.

Суть канбана

Канбан отличается от метода, который применяли на заводе Toyota. Общее для них – визуализация с помощью карточек и цель получить результат как можно быстрее. Канбан адаптировали для работы с творческими и интеллектуальными задачами, которые нельзя «пощупать». Теперь его используют в IT, службах технической поддержки, в продажах, услугах.

Канбан – это визуальная система управления работой команды, одна из самых популярных методологий управления наравне со Scrum (гибкая методология управления проектами).

Чаще Agile (Гибкая методология разработки – обобщающий термин для целого ряда подходов и практик, основанных на ценностях Манифеста гибкой разработки программного обеспечения и 12 принципах, лежащих в его основе) используется в IT, но именно канбан можно применить ко всем сферам бизнеса. В конце концов, канбан – это способ визуализировать задачи для повышения продуктивности команды, и неважно – команды разработчиков, продаж, врачей или строителей.

Карточки в современном канбане применяются для визуализации потока задач, сокращения незавершенной работы, выстраивания приоритетов. Это позволяет сделать сроки предсказуемыми и регулируемыми. Все участники команды видят, на каком этапе находится задача, что уже сделано и что предстоит сделать. Это помогает повысить продуктивность, выстроить процессы, отрегулировать нагрузку сотрудников и соблюдать дедлайны.

Суть kanban-методологии заключается в следующем:

  • Есть план того, что нужно сделать, он называется backlog (бэклог). В нем список задач отсортирован по приоритету, при необходимости его можно и нужно корректировать, меняя важность карточек.
  • Есть ограничения по количеству задач «В процессе», чтобы регулировать нагрузку сотрудников или отделов, избегать завалов и простоев. Это ограничение называется  WIP -лимит.

При необходимости для задач можно выставлять дедлайн, но это необязательно. Приоритетные задачи всегда находятся вверху бэклога – это значит, что они будут сделаны как можно скорее.

Ценности метода

Методология базируется на культуре взаимного уважения и работе в команде, что обеспечивает успех, целесообразность работы и высокую вовлеченность сотрудников. К этому сводятся все девять ценностей канбана:

  1. Прозрачность – открытый обмен информацией;
  2. Баланс – равновесие между нагрузкой и возможностями;
  3. Сотрудничество – совместная работа участников команды и ее совершенствование;
  4. Фокус на заказчике и его потребностях – создание продукта, который нужен клиенту;
  5. Поток – непрерывная работа;
  6. Лидерство – вдохновление своим примером других участников. При этом нет иерархии, понятие применимо на всех уровнях;
  7. Понимание – знание всеми участниками целей развития команды;
  8. Согласие – совместное движение к целям и совершенствованию;
  9. Уважение – понимание и положительная оценка всех участников команды.

Если отступиться хотя бы от одной из ценностей, у команды ничего не получится – так считают создатели краткого руководства по канбану  Дэвид Дж. Андерсон и Энди Кармайкл .

Принципы

Чтобы успешно использовать систему в своей команде, нужно придерживаться основных принципов канбана:

  • визуализировать работу – разделить задачи на этапы;
  • систематизировать доску – создать колонки, которые будут отражать текущий этап работы над задачей. Например: «надо сделать», «в работе», «сделано»;
  • актуализировать задачи – постоянно обновлять статус, перемещая карточки из одной колонки в другую на доске, и выстраивать приоритеты в бэклоге;
  • контролировать течение задач – если выполнение каких-то операций затягивается и карточка долго не продвигается по доске, важно проанализировать причины и при необходимости перераспределить ресурсы или помочь в решении;
  • постоянно совершенствовать систему – визуализация помогает выявлять проблемные этапы и задачи. Процесс можно и нужно корректировать, устраняя уязвимые места.

Инструменты

Главный инструмент канбана – доска с карточками. Это может быть физическая меловая доска, магнитная, со стикерами или электронная. К ней должны иметь доступ все участники команды в любой момент времени.

Колонки доски:

  • «Бэклог» – поле для всех карточек, пул задач, который может пополняться, сортироваться по приоритетности;
  • «В процессе» – включает несколько видов внутренних колонок, адаптированных под команду и обозначающих разные этапы работы над карточкой;
  • «Готово» – полностью выполненные задачи, которые не требуют от команды дальнейших действий.

На одной доске можно вести сразу несколько проектов, для этого используют карточки разных цветов или swimlanes – горизонтальные разделители. Каждая карточка в канбане может содержать дополнительную информацию с описанием задачи, именем того, кто над ней работает, ее приоритет, дедлайн. Задачи могут быть ежедневными, еженедельными, ежемесячными.

Доска канбан. Пример 1.jpg

 

Доска канбан. Пример 2.jpg

Правила работы с карточками

Основные правила Kanban при работе с карточками направлены на непрерывное течение процесса, регулирование сроков и внимание к задачам, которые по каким-то причинам не движутся по потоку:

  • WIP-лимит может быть разным для конкретных специалистов или отделов в зависимости от их ресурсов. Цель применения лимита – направить фокус сотрудника на одну задачу, вместо того, чтобы он пытался делать несколько сразу.
  • Максимальным лимитом регулируется количество карточек в каждом столбце. Лимит основывается на реальных возможностях команды, в него входят все карточки, которые находятся в работе.
  • Нельзя начинать новую карточку, если не сделана предыдущая. Если задача по каким-то причинам не может быть завершена, ее нужно перенести в колонку Blocked и искать другие способы ее завершения.

Главный закон эффективности канбана – «прекращайте начинать, начните заканчивать»

Приоритетность задач в канбане зависит от их важности для бизнеса или клиента, размера недополученной прибыли или издержек в случае, если они не будут сделаны в срок. Чтобы участникам команды было понятнее, какая работа важнее, внедряют классы обслуживания, на карточках их обозначают символами:

  • срочный  – нельзя откладывать;
  • с фиксированной датой  – нужно сделать к определенному сроку;
  • стандартный  – издержки растут пропорционально задержке, желательно сделать вовремя;
  • нематериальный  – стоимость задержки растет медленно, задача несрочная, делать ее сейчас необязательно, если есть более важные.

Зависимость потерь бизнеса от сроков выполнения задач с разным приоритетом.jpg

Для контроля за продвижением карточек канбана должен быть ответственный сотрудник – Service Delivery Manager. Он может быть один на три-пять команд.

Обязанности Service Delivery Manager:

  • выставлять приоритеты;
  • добавлять новые задачи в бэклог на основе нужд бизнеса или клиента;
  • анализировать проблемные места;
  • выявлять нерешенные задачи;
  • выяснять причины возникающих сложностей.

В методологии канбана не прописана необходимость в специальной роли фасилитатора – аналога  Scrum Master  в скраме. Однако часто на практике такой человек необходим. Это может быть  Agile Coach , который работает одновременно с несколькими командами. Его задача – помочь командам правильно адаптировать канбан под нужды бизнеса и постоянно улучшать процессы.

Ритм работы команды

В канбане есть рекомендованные регулярные встречи для координации работы команды и получения обратной связи. Они проводятся на уровне команды и на уровне компании.

Встречи на уровне команды:

  1. канбан-митинг  – ежедневные встречи по 15 минут для обсуждения текущих задач на сегодня;
  2. встречи для обновления бэклога – один раз в неделю по 30 минут для добавления и приоритизирования новых задач;
  3. встреча с клиентом – собрание на 30 минут вместе с заказчиком, на котором команда выясняет, доволен ли он качеством и скоростью работы;
  4. обзор рисков – ежемесячная встреча для обсуждения прошлых неудач и поиска вариантов их устранения.

Встречи на уровне компании:

  1. обзор операций – проводится ежемесячно для оценки и поиска способов общего повышения эффективности всех команд и отделов;
  2. обзор стратегии – ежеквартальная встреча для оценки деятельности всей компании, выявления масштабных проблем. В ней принимают участие ключевые лица команды и руководство.

Некоторые виды встреч можно объединять в одну, чтобы не нагружать участников большим количеством совещаний. Некоторые из них могут не иметь смысла конкретно для вашего бизнеса.

Канбан – это шаблон, который нужно с умом адаптировать под ваши процессы

Чем канбан отличается от скрама

Скрам и канбан – методологии Agile, в обеих применяются доски с карточками и общие принципы и ценности гибкого управления. Но они не взаимозаменяемы и используются в командах с разными целями и задачами.

В скраме работа над продуктом делится на запланированные спринты – отрезки времени на выполнение заранее сформированного списка задач, чаще всего это две недели. В процессе спринта не могут добавляться в работу новые карточки из бэклога. Все новые цели и задачи добавляют в следующие спринты. Скрам подходит для команд, разрабатывающих продукт, который требует планирования, и не подходит для команд, в которых приоритеты меняются каждый день.

В канбане карточки движутся по доске в непрерывном потоке на базе приоритетов. В любой момент времени приоритеты могут меняться, если этого требуют обстоятельства. Это обеспечивает большую, чем в скраме, гибкость.

Цель в канбане – решить задачу

Kanban – это методология управления командами, где запланировать невозможно. Например, это может быть техническая поддержка: если клиент позвонил и зарегистрировал проблему, команда не может запланировать разрешить ее в следующем спринте через две недели. Важно разрешить проблему как можно скорее и не потерять лояльность клиента, а значит, планирование и расстановка приоритетов должны происходить гораздо динамичнее по сравнению со Scrum. Применяя канбан в своей команде поддержки, вы повышаете лояльность и удовлетворенность своих клиентов.

Преимущества и недостатки подхода

Плюсы и минусы канбана лучше рассматривать с точки зрения применимости к разным командам и проектам. Все его преимущества и недостатки относительны.

Метод сложно реализовать в командах с большой численностью участников. Оптимальное количество человек – не более 10. Так как подход направлен на быстрое решение задач здесь и сейчас, он не подойдет для долгосрочных проектов, где работа ведется над одним продуктом, и, напротив, будет успешен в командах, где задачи поставлены на поток и часто приходится менять их приоритетность.

Там, где канбан находит применение, он способен повысить производительность команды за счет наглядности и открытости процесса. Он помогает эффективно контролировать сроки выполнения, при необходимости перераспределять ресурсы, обнаруживать проблемные места и помогать в решении задач, которые по каким-то причинам «застряли» на одном из этапов. Все это позволяет совершенствовать работу коллектива и улучшать показатели.

Еще одно преимущества метода – простота. Не нужно быть экспертом, чтобы понять, как работать с ним на базовом уровне. Компании понадобится эксперт, чтобы начать, но в дальнейшем команды быстро привыкают, потому что эта система интуитивно понятна каждому.

Когда и кому нужен канбан

Выделяют несколько характерных сигналов, которые указывают на возможность и даже необходимость внедрения канбана:

  • команда выполняет много однотипных задач, и важным улучшением было бы делать это быстрее;
  • участники команды постоянно перегружены – нет времени на улучшение, им бы справиться с имеющейся нагрузкой;
  • регулярно срываются дедлайны;
  • руководителю кажется, что вокруг хаос – непонятно, кто чем занят и когда поставленные задачи будут выполнены;
  • исполнителю непонятно, кто ставит задачи и чьи распоряжения приоритетнее.

Если в команде имеются две и более проблемы из списка – канбан может стать эффективным способом усовершенствовать работу. Что касается бизнеса, то метод применим к любой сфере, где можно выделить этапы и типы работ.

Как внедрить канбан и как организовать работу

Новый способ работы в компании следует внедрять постепенно, на базе пилотных команд. Только на основе полученного опыта можно масштабировать подход на все отделы, тогда адаптация к работе по новой концепции – канбан – пройдет быстрее и качественнее.

Enterprise Agile Coach Ирина Каплунова рекомендует внедрять подход в имеющийся коллектив. Именно знания действующих сотрудников о процессах в компании помогают их улучшить: «Agile – это изменение философии менеджмента. Именно сотрудники, а не менеджмент, чаще всего имеют прямой контакт с клиентом, и именно они страдают от непродуктивности процессов в компании. Первым шагом к изменениям всегда является анализ – выслушать сотрудников и найти те процессы, которые не работают. Для этого нужен Agile Coach».

Насколько длительным будет внедрение, зависит от численности сотрудников. Проанализировать работу в группе из 10 человек и обучить ее участников канбану Agile Coach сможет за две-четыре недели. Масштабировать на коллектив из 1000 специалистов можно в срок от двух до пяти лет. Большое влияние на длительность внедрения оказывает вовлеченность сотрудников в процесс.

На начальном этапе внедрения нужно:

  • визуализировать задачи с помощью доски со стикерами;
  • обсудить с коллективом правила работы c канбаном;
  • определить число карточек, выполняемых одновременно;
  • следить за статусами карточек и временем прохождения по доске в колонку «Готово»;
  • анализировать время движения карточек и выявлять возникающие проблемы, находить способы улучшения;
  • экспериментировать – менять способы решения задач и организацию процесса, отслеживать, какие изменения за этим следуют и как они влияют на показатели продуктивности.

Основная ошибка, которую совершают компании при внедрении канбана, – попытка сделать все своими силами без специалиста. При этом чаще всего упускается этап предварительного анализа процессов и отслеживания изменений показателей, когда канбан уже работает. Это происходит потому, что метод просто копируется из другой компании, но каждый коллектив и процессы в нем уникальны, имеют свои сильные и слабые стороны. «Насаживание» вслепую чаще всего приводит к тому, что руководство решает – канбан не для них или просто не работает. Как минимум на этапе внедрения необходима помощь agile-коуча.

Резюме

  • Ключевые возможности канбана – максимальная гибкость, прозрачность, визуализация и контроль над процессом.
  • В канбане нет спринтов, как в скраме. Задачи плывут по доске в общем потоке по приоритету.
  • Канбан ограничивает исполнителей в числе одновременно выполняемых задач. Лучше доделать задачу, близкую к завершению, чем начать новую.
  • Главное, для чего используется канбан, – улучшение продуктивности команды, повышение количественных и качественных показателей, соблюдение сроков.
  • Канбан не универсален и не для всех – подойдет ли он компании, можно понять только после предварительного анализа процессов.

Источник

Редакция

Сетевое издание «Алгоритм - производительность труда» посвящено вопросам повышения производительности труда и построения эффективных производственных систем в России. По любым вопросам пишите на: mail@algoritminfo.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Авторизация
*
*
Регистрация
*
*
*
Вы должны согласиться
Генерация пароля