Являясь сотрудником Регионального центра компетенций в сфере производительности труда (РЦК), занимающегося адресной поддержкой предприятий в рамках нацпроекта по производительность труда, а также являясь ответственным за направление по выстраиванию системы целеполагания и финансового планирования предприятий, я столкнулся с интересной проблемой — это организация предприятиями своей экономической и управленческой деятельности через сервисы программы «1С». Проблемой конечно же является не сама работа с этой программой, а то, как она организована.
Зачастую даже достаточно продвинутое оборудование или ПО применяется недостаточно эффективно, не обеспечивает результат на уровне своих потенциальных возможностей. Ведь известно, что недостаточно просто установить современное оборудование и ПО к нему, его еще необходимо вписать должным образом в сложные производственные процессы предприятия. Особенно если речь идет не о комплексной установке современной линии, а о «точечных» улучшениях на существующем производстве. Иначе можно получить то, что специалисты называют «цифровизация бардака». И тогда могут возникать вопросы о целесообразности затрат на такое оборудование и программы, которые при других обстоятельствах действительно могут грамотно автоматизировать деятельность предприятия.
Возможности программ «1С»
По статистике около 80% российских предприятий используют широко известную программу «1С». Это связано с рядом преимуществ, например, оперативной реакцией разработчиков на возникающие изменения в российском законодательстве, без которых бухгалтерия не сможет нормально работать и считать налоги.
Многие ассоциируют «1С» только с бухгалтерией. Связано это с тем, что в 1991 году был выпущен первый продукт для ведения бухучета – «1С: Бухгалтерия». Однако с тех пор линейка программ значительно расширилась. Продукты «1С» позволяют автоматизировать не только ведение бухучета, но и контролировать продажи, сотрудников, планировать ресурсы и производство.
Например, «1С: ERP» (англ. Enterprise Resource Planning – «Планирование ресурсов предприятия») позволяет выстраивать комплексные информационные системы управления деятельностью многопрофильных предприятий полного цикла, в том числе с технологически сложным многопередельным и многономенклатурным производством.
По большому счету, программы «1С» сейчас обладают всеми необходимыми возможностями для полноценной автоматизации бизнес-процессов предприятия. Вопросы цифровизации предприятия состоят из многих аспектов, далее я хочу остановиться на одном из них — автоматизация экономической и организационной деятельности предприятия.
Проблемы автоматизации деятельности предприятий
Примерно 80-90% предприятий уже перевели свою бухгалтерскую и управленческую отчетность в цифровое поле. Сотрудник уже не бежит с какой-нибудь заявкой в соседнее здание на 4 этаж, а просто проводит ее в программе. И в высвободившееся время от этой беготни и долгого заполнения документов может заниматься чем-то более полезным для организации.
Сокращение бесполезной, не приносящей ценности работы является приоритетным направлением в организации управленческой деятельности предприятий, и без этого не обойтись современному конкурентноспособному предприятию, стремящемуся сокращать свои издержки.
Однако все не так просто, как кажется на первый взгляд. Зачастую приходится слышать жалобы и видеть раздраженных и усталых сотрудников, которые часами вынуждены проводить те или иные документы, но только теперь уже не вручную, а в программе «1С».
Неоднократно сам видел, как отдельные сотрудники, например, мастера цеха становятся по сути операторами «1С», и кроме проводок и формирования разнообразных отчетов в этой программе больше ничем не занимаются. Вместо того, чтобы контролировать и оптимизировать производство, работать с персоналом, следить за состоянием оборудования.
Если не разбираться в вопросе детально, то вначале это может показаться странным. Как будто сотрудники сами это выдумывают, чтобы ничего не делать, ведь им уже не надо никуда бегать и кого-то искать, а только сидеть за компьютером и работать в программе. Но если копнуть глубже и посмотреть внимательно набор операций, которые они производят в этой программе, то выяснится, что их работа состоит из огромного количества ненужных операций и шагов, будто бы специально запутанных и усложненных кем-то по злому умыслу.
Происходит это по разным причинам. Где-то управляющая компания хочет видеть каждый шаг и боится упростить процесс. Где-то руководители на местах думают, что это дополнительные элементы контроля, которые лишним не бывают. В конечном итоге эти операции обрастают пресловутым «так исторически сложилось», и даже при смене руководства на более заряженное на эффективность, никто обычно не рассматривает возможности изменения схемы работы в автоматизирующих программах. А возможности, конечно же, есть.
На «Предприятии 1» (буду называть так из соображений этики) проблемой являлось дублирование документов в «1С» и в Excel, а также был очень трудоемкий процесс комплектации вручную при переводе продукции из одной категории в другую. Сотрудник часами мог сидеть и переводить огромную номенклатуру, присваивая ей новую категорию. А в случае, если сотрудник был занят, то с продукцией днями ничего не происходило, как в базе данных, так и физически на складе.
С оптимизацией формы документов на данном предприятии отпала необходимость их дублирования в Excel, они направлялись на согласование прямо в программе. Для этого было достаточно изменить внутренний регламент документооборота. Точно так же оказалось возможным автоматизировать перевод всей номенклатуры продукции из одной категории в другую «одним нажатием» доработав модуль «1С».
На «Предприятии 2» совместно с рабочей группой проекта произведен подробный анализ их деятельности в программе «1С» и также выяснилось, что здесь многое можно и нужно изменить (подробнее ниже).
Совсем небольшие, но иногда очень действенные корректировки форм отчетов занимают немного времени, на более серьезные корректировки может уйти месяц или два, в зависимости от загрузки и квалификации программиста. Но результат того стоит, потому что программа «1С» это и незаменимый стандартизатор функций.
Стандартизация функций в «1С»
Когда в бережливом производстве мы говорим о стандартизации тех или иных операций, то обычно подразумеваем визуальный стандарт в бумажном или электронном виде, где ясно и понятно с фотографиями описано как их выполнять. Такой стандарт еще называют стандартом операционной процедуры (СОП), и он действительно незаменим на неавтоматизированных рабочих местах, например, оператора станка или слесаря-сборщика. Но у такого стандарта есть один серьезный недостаток – его соблюдение надо постоянно контролировать. Особенно в первое время, пока не сложится определенная культура производства. Просто наличие стандарта еще не гарантирует, что все будет работать именно так, как описано в нем.
Совсем иначе дела обстоят с автоматизированными рабочими местами. Как только у нас появляется возможность «зашить» в программу стандарты работы, мы можем сами определять временные, качественные или количественные показатели работы, а также защитить себя от случайных ошибок. То есть даже реализовать в электронном виде инструмент Poka-Yoke (защита от ошибок). Ведь работник за компьютером по сути тот же оператор, но иного качества, от работы которого может зависеть многое.
Например, из-за забытого отложенного резерва на производство может отправиться заказ большой партии продукции, которая затем ляжет на склад и заморозит оборотные средства предприятия, а также займет площади склада, которых очень не хватает, как регулярно происходило на «Предприятии 2».
Для устранения этой проблемы мы придумали правила автоматической отмены резервов. Через 2 недели после создания резерва менеджер получает оповещение на почту о том, что завтра резерв будет автоматически снят. Если резерв актуален, менеджер должен зайти и продлить его, если нет – он отменяется автоматически.
Еще одним ярким примером повышения эффективности производства с применением программы «1С» на этом же предприятии стала автоматизация определения приоритетности отгрузок готовой продукции клиентам. Решение проблемы приоритетности отгрузок позволило выработать правила запуска производства. Проблема решилась раз и навсегда элементарным добавлением в форму заказа на производство поля «Даты отгрузки», без заполнения которого невозможно оформить заказ. В результате произошла реальная расстановка приоритетов производства в соответствие с датой отгрузки согласно потребности клиента.
Вывод: автоматизация процессов в «1С» возможна
Я описал самые явные из удавшихся решить за короткий срок проблемы, но их список гораздо длиннее, и большинство из них только предстоит решить этим предприятиям.
До работы в национальном проекте я также встречался с нерациональностью в работе с «1С», но мне, как и многим, казалось это следствием сложного функционала и документооборота, который «должен быть именно таким, и не поддается оптимизации». Разобрав подробно и решив на нескольких предприятиях эти проблемы (а они являются причиной всех 7-ми видов потерь по классификации бережливого производства), я могу с уверенностью сказать, что оптимизация процессов в «1С» не только возможна, но и крайне необходима. Главное, к этой работе подойти с бережливым взглядом, т.е. нацеленным на поиск потерь и хорошим программистом.
И еще, на мой взгляд, оптимизировав стандарты работы в программе, иногда можно добиться результатов даже больших, чем при внедрении отдельных инструментов бережливого производства в отрыве от всех реалий предприятия. Потому что не решив проблемы в организации управления предприятием, эти меры просто не способны дать должного результата, а также можно не понять, почему не удается достигнуть результата в целом. Следовательно, говоря о необходимости внедрения бережливого производства, как комплекса мер и инструментов, мы не должны забывать и о грамотной цифровизации процессов, как важном инструменте настройки эффективного управления.
Игорь, спасибо, интересные примеры!